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Loisirs

Inscriptions et réservations de loisirs en ligne

Avec Loisirs, l’équipe publie sa programmation et ses plateaux une seule fois. Le parent inscrit sa famille aux activités, le citoyen réserve un plateau, et chacun paie en ligne. Les cours et les locations partagent le même calendrier.

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Deux parties, Activités et Réservations de plateaux, qui partagent les mêmes lieux, les mêmes familles et la même caisse.

Inscription aux loisirs, session d’hiver : la recherche pour deux enfants de 6 et 9 ans le samedi, trois suggestions pour la famille (le même cours, un cours parent-enfant, deux cours à la même heure) et trois horaires avec le lieu, le nombre de séances, les places restantes et le tarif de la famille

Activités

Programmation, inscriptions, listes d’attente et présences.

Camps de jour

Semaines, service de garde, fiche santé et présences.

Réservations

Plateaux réservés en ligne, selon les règles de la ville.

Comptoir et caisse

Inscrire, réserver et encaisser au même guichet.

Partie 1

Activités

De la programmation de la session au dernier cours : les familles s’inscrivent en ligne, l’équipe suit ses groupes, le moniteur prend les présences.

Parcours familial

Recherche, sélection et paiement

Le parent indique qui participe et quand. Les résultats proposent des horaires qui tiennent ensemble : le même cours pour deux enfants, un cours parent-enfant, deux cours à la même heure. Le tarif suit l’adresse de la famille, le rabais familial s’applique, et un seul paiement confirme toutes les inscriptions.

Âge, prérequis et formulaire du groupe vérifiés avant le paiement

Paiement en une fois ou en versements, certificats-cadeaux acceptés

Confirmation, reçu et Relevé 24 aux couleurs de la ville

Sélection d’une famille pour la session d’hiver : Léa en arts plastiques à 132 $ et Hugo en mini-basket à 165 $, rabais famille de 10 % sur l’inscription la moins chère, total de 283,80 $ taxes incluses, tarif résident établi d’après l’adresse

Écran des ouvertures de la session d’hiver : l’ouverture des résidents en direct avec la salle d’attente, les inscriptions confirmées et les places restantes, puis les ouvertures planifiées pour les non-résidents et pour le programme aquatique

Soir d’ouverture

Ouvertures des inscriptions

L’employé planifie chaque ouverture : les résidents d’abord, les non-résidents ensuite, et des dates propres à un programme au besoin. À l’heure prévue, les familles passent par une salle d’attente qui les fait entrer par vagues, et l’équipe suit l’ouverture sur un écran en direct. Aucune place ne se vend deux fois.

Ouvertures par public, par session ou par programme

Salle d’attente avec le rang de chaque famille

Essai de charge de Hubigo : 3 048 inscriptions confirmées en dix minutes

Groupes

Listes d’attente et présences

Quand une place se libère, elle est offerte à la première personne de la liste, qui l’accepte et la paie en ligne avant l’échéance. Sans réponse, la place passe à la suivante. Pendant la session, le moniteur prend les présences sur son téléphone, et le coordonnateur suit l’assiduité dans la fiche du groupe.

Délai de réponse réglé par la ville, avis par courriel

Allergies et consignes de santé visibles au moment de l’appel

Espace du moniteur : ses groupes, ses séances, ses présences

Fiche d’un groupe de mini-basket : liste d’attente de trois enfants, la place libérée par un désistement offerte au premier avec une réponse attendue avant jeudi 18 h ; à côté, le téléphone du moniteur avec les présences du jour, 13 présents sur 16

Programmation de la session

Sessions, programmes, activités et groupes se préparent une fois, puis se reconduisent.

Reconduction

La session suivante se prépare en brouillon : le samedi reste un samedi, les jours fériés sont signalés.

Import

Un fichier Excel alimente la programmation ; une ligne déjà présente n’est jamais créée deux fois.

Publication

Les groupes prêts se publient ensemble ; un groupe à corriger reste en brouillon.

Camps de jour et activités libres

Les deux autres façons de fréquenter les loisirs de la ville.

Camps de jour

Inscription à la semaine, groupes par âge, service de garde facturé à la journée, listes d’attente et présences.

Santé et autorisations

Fiche santé de chaque enfant : allergies avec alerte d’anaphylaxie, autorisations médicales, de photo et de transport.

Activités libres

Bain libre, badminton, patin : le citoyen réserve sa place sans payer, quelques jours d’avance. Une place qui n’est pas pointée après le début est libérée.

Guichet à l’étape de l’encaissement : une citoyenne retrouvée par son code, une inscription en aquaforme à 110 $, paiement comptant avec la monnaie à rendre ; à côté, quatre demandes à traiter : changement de groupe, cas médical, preuve de résidence et question d’un parent

Comptoir et finances

Guichet, demandes et remboursements

Au comptoir, l’employé retrouve la personne par son nom, son courriel, son téléphone ou son code citoyen, choisit ses activités, puis encaisse. Les mêmes règles qu’en ligne s’appliquent. Les demandes des familles arrivent au même endroit, chacune avec sa page, et chaque paiement, remboursement ou note de crédit apparaît dans Finances avec son reçu.

Comptant, débit ou note de crédit, avec la monnaie à rendre

Changement de groupe, cas médical, preuve de résidence, question d’un parent

Remboursements selon les règles de la ville : intégral, puis au prorata

Partie 2

Réservations de plateaux

Gymnases, salles, terrains, glaces et bassins : le citoyen réserve en ligne ce qui est libre, l’organisme obtient ses heures de saison, et l’équipe tient un seul calendrier par plateau.

Réservation en ligne

Du plateau au paiement

Le citoyen choisit un plateau, une date et un créneau libre. Il ajoute une prestation au besoin, comme le prêt d’équipement, remplit le formulaire du plateau et paie en ligne, taxes comprises. Les heures des cours, des activités libres et des fermetures ne lui sont jamais proposées.

Tarif selon le dossier : résident, non-résident ou organisme

Conditions d’annulation affichées avant le paiement

Confirmation par courriel ; réservations à venir dans l’espace citoyen

Réservation du terrain de tennis no 3 un samedi : les créneaux de 8 h à 10 h sont pris par une réservation et des cours, le citoyen choisit 13 h ; tarif résident de 18 $, prêt de raquettes à 6 $, TPS et TVQ, total de 27,59 $ et annulation sans frais jusqu’à 24 h avant

Tarifs, priorités et règles

Chaque plateau porte ses règles, réglées par la ville et appliquées sans calcul parallèle.

Tarifs

Prix à l’heure, au créneau ou à l’unité, par saison et par jour ; tarif résident, non-résident ou organisme ; taxes calculées ; dépôt fixe ou en pourcentage.

Priorités

Périodes réservées aux organismes reconnus ou à un public précis, avant l’ouverture de la location à tous.

Annulation

Délai fixé par plateau ; le citoyen annule en ligne, et le remboursement suit les règles de la ville.

Calendrier du gymnase 2 un samedi : deux groupes d’activité le matin, une location payée à midi, une fermeture de 13 h à 17 h pour l’entretien du plancher, une séance libre de badminton et une location en soirée ; une réservation de 10 h à 11 h est refusée parce que le gymnase est occupé par un groupe

Plateaux et installations

Un calendrier par plateau

Chaque lieu a ses plateaux : gymnase, bassin, terrain, salle. Les cours, les locations, les activités libres et les fermetures occupent le même calendrier. Une réservation sur un créneau occupé est refusée avec sa raison, et une fermeture par date et par plage horaire montre d’abord les groupes touchés, puis avise leurs inscrits.

Une seule liste de plateaux pour les activités et les locations

Types de plages définis par la ville : entretien, événement, organismes

Compensation au choix : note de crédit, remboursement ou séance de reprise

Demandes et organismes

Approbation, liste d’attente et saisons

Un plateau se confirme sur-le-champ ou passe par une demande, selon le réglage de la ville. L’employé confirme ou refuse depuis une seule liste, et le demandeur reçoit l’avis aussitôt. Quand un créneau se libère, la première personne de la liste d’attente est avisée. Pour un organisme, l’employé crée une série pour toute la saison et voit les heures qui lui restent.

Séries chaque semaine, aux deux semaines ou chaque mois

Heures allouées à chaque organisme, par plateau et par année

Équipement prêté suivi jusqu’au retour, dépôt rendu ou retenu

Écran des réservations : trois demandes à approuver (une fête de famille dans la salle communautaire, un club de soccer chaque mardi pendant 12 semaines, un tournoi de badminton avec prêt de filets), la liste d’attente du gymnase et les avis envoyés au demandeur

Occupation et revenus

Ce que les réservations apprennent à la ville, saison après saison.

Occupation

L’occupation de la semaine par lieu et par plateau, cours et locations confondus, pour repérer les plages peu utilisées.

Revenus

Revenus par plateau et par période, taux d’annulation, exports pour les finances.

Équipement

Inventaire de ce qui se prête avec les plateaux, prêts en cours et retours.

Fonctions offertes

La portée exacte est confirmée pendant l’analyse des besoins.

Activités

ProgrammationSessions, programmes, groupes, plateaux et moniteurs ; reconduction et import.

Inscriptions en ligneRecherche guidée, sélection familiale, rabais, tarif selon l’adresse.

OuverturesPar public et par programme, salle d’attente, suivi en direct.

Listes d’attentePlace offerte dans l’ordre, délai de réponse, paiement à l’acceptation.

PrésencesSur téléphone, dans l’espace du moniteur.

Camps de jourSemaines, service de garde, fiche santé, présences.

Activités libresPlaces réservées sans paiement, libérées si elles ne sont pas pointées.

PaiementsVersements, certificats-cadeaux, Relevé 24, remboursements.

Réservations de plateaux

Réservation en lignePlateau, date, créneau, prestations, formulaire et paiement.

PlateauxUne liste par lieu, un calendrier commun aux cours et aux locations.

TarifsRésident, non-résident, organisme ; à l’heure, par saison ; taxes et dépôts.

PrioritésPériodes réservées aux organismes reconnus ou à un public.

ApprobationConfirmation immédiate ou demande à approuver, selon le plateau.

AnnulationsDélai fixé par plateau, remboursement selon les règles de la ville.

OrganismesSéries récurrentes et heures allouées pour la saison.

Fermetures et rapportsFermetures à l’heure près ; occupation et revenus par plateau.

Fonctionne avec : Organismes Communications

Questions fréquentes

Les activités et les réservations sont-elles liées ?

Oui. Un groupe d’activité occupe son plateau : son créneau n’est jamais offert à la location, et une fermeture du plateau prévient à la fois les inscrits et les locataires touchés.

Que se passe-t-il quand tout le monde arrive à l’ouverture ?

Les familles entrent dans une salle d’attente, puis sur le site par vagues, dans l’ordre d’arrivée. Les places sont retenues pendant le paiement et ne se vendent jamais deux fois.

Comment le tarif non-résident est-il établi ?

D’après l’adresse au dossier de la personne et le territoire de la ville. Une famille qui conteste son tarif dépose sa preuve de résidence en ligne ; l’équipe l’examine dans ses demandes.

Un organisme reconnu a-t-il des priorités ?

Oui. La ville réserve des périodes aux organismes reconnus, leur applique leur tarif et leur alloue des heures pour la saison, que l’employé voit en réservant.

Démonstration avant la prochaine période d’inscription

La programmation, les plateaux, les tarifs et les reçus sont examinés avec les loisirs, la gestion des installations et les finances.

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