Hubigo/Confiance/Conformité et preuves

Conformité : preuves avant conclusions

Hubigo fournit des fonctions et des documents qui peuvent soutenir les obligations municipales. La municipalité demeure responsable d’évaluer ses usages, ses risques et les clauses de l’entente avec ses équipes juridiques, TI, approvisionnement et protection des renseignements personnels.

Une certification n’est à considérer comme acquise qu’après vérification du numéro, de l’organisme émetteur, de la période de validité et de la portée exacte du certificat.

ISO Preuve sur demande

ISO/IEC 27001 · Sécurité de l’information

Référentiel pour gérer les risques de sécurité. Si une certification est invoquée, le certificat, sa portée, ses exclusions et le dernier rapport disponible sous confidentialité sont à demander.

ISO Preuve sur demande

ISO 9001 · Qualité

Référentiel de gestion des processus et de l’amélioration continue. Le statut, le numéro et la portée d’une éventuelle certification doivent être confirmés par les documents remis.

SGQRI Évaluation requise

SGQRI 008 · Accessibilité numérique

Le standard québécois encadre l’accessibilité des services numériques. La version utilisée, les résultats d’essai, les écarts connus et le plan de correction sont à demander.

Loi 25

fonctions d’appui, sans conformité automatique

Canada

données principales et sauvegardes hébergées au pays

Registre

exceptions de traitement chez les sous-traitants

Documents datés

portée et validité à vérifier avant attribution

Pratique de transparence

Registre des sous-traitants

Un sous-traitant est une organisation qui traite certaines données pour fournir le service. Le registre doit préciser son nom, sa fonction, les catégories de données, les lieux possibles de traitement et les mesures d’encadrement.

Les catégories ci-dessous sont indicatives. Le registre nominatif, daté et versionné ainsi que le mécanisme de préavis applicable aux changements sont à exiger.

Sous-traitantRôleLocalisation

Amazon Web Services Hébergement, calcul, stockage, sauvegardes et lecture documentaire (Textract) À confirmer au registre

Microsoft Azure Services d’intelligence artificielle et connexion unique des employés À confirmer au registre

Fournisseur SMS et vocal Acheminement des messages texte et appels Canada ou étranger

Fournisseur courriel transactionnel Acheminement des courriels Selon le fournisseur

Passerelle de paiement Traitement des paiements en ligne À confirmer au registre

Outil de soutien Billets et communications de support Selon le fournisseur

Document à comparer aux exigences de localisation et à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Obtenir le registre daté →

Clauses à négocier et confirmer

Le texte signé prévaut sur le contenu informatif de cette page.

Propriété et exportConfirmer les données couvertes, les formats, les délais, l’aide fournie et les frais éventuels.

LocalisationLes données principales et sauvegardes sont hébergées au Canada; les exceptions d’acheminement ou de soutien doivent apparaître au registre.

IncidentPréciser le délai d’avis, les renseignements fournis, la coopération et les responsabilités.

Sous-traitanceDéfinir le préavis, les renseignements transmis et les recours en cas d’objection.

ConservationValider les règles configurables, les exceptions légales, la purge et les preuves d’exécution.

Fin de contratFixer les formats, l’échéancier de transition, les coûts et la preuve de destruction.

Dossier de vérification

À obtenir, dater et examiner avant la décision d’achat.

Attestations

Numéros, portée, validité, organisme émetteur et rapports disponibles sous confidentialité.

Questionnaires

Réponses datées, responsables identifiés, exceptions et mesures compensatoires expliquées.

Registres

Sous-traitants, lieux de traitement, architecture et changements prévus.

Demander les documents Examiner les contrôles